كيف تحترف العلاقات العامة؟

قد لا تحتمل بعض الشركات تكاليف توظيف مختص للعلاقات العامة، ومع ذلك فإنها تحتاج للظهور الإعلامي خلال نشأتها. لا شيء يحول دون أن تحقق الشركة ظهورًا إعلاميًّا بجهود داخلية في البداية، وهناك العديد من المصادر المجانية على الإنترنت لصياغة خطة علاقات عامة قوية. 

يقطع إعداد خطط العلاقات العامة عليك شوطًا كبيرًا، وتساعدك على نشر رسالة المنشأة، والوصول لمزيد من العملاء، وتحقيق مبيعات أكبر، وكلما نجحت الخطة؛ ازداد تأثيرها وقادتك إلى أبعد من مجرد التغطية الإعلامية، وعادة ما تكون حملات العلاقات العامة بعيدة المدى، وأكثر تعقيدًا، وتتطلب تخطيطًا استراتيجيًّا وتفكيرًا مبدعًا، وموازنة دقيقة، ومرونةً لتتناسب مع الظروف المستجدة غير المتوقعة. 

أجل لتخصص العلاقات العامة سمعة رائعة بكونه تخصصًا مليئًا بالمرح والإثارة، غير أنه كذلك يتطلب الانضباط والجدية في العمل؛ لتحقيق النجاح. 

إذن: كيف تخطط لحملة علاقات عامة ناجحة؟

من أبرز الخطوات للتخطيط في حملات العلاقات العامة:

1. ضع الأهداف، وحدد الغايات: في كثيرٍ من الأحيان يضع أصحاب العمل هدف (زيادة الوعي) عندما يرغبون بتحقيق المزيد، وبصفتك صاحب عمل؛ فسترغب بأكثر من مجرد زيادة الوعي بمنتجك أو علامتك التجارية، سيكون هدفك الرئيس حينئذٍ هو (زيادة المبيعات، وتوسيع الأعمال)، وعليه فيجب على خطط العلاقات العامة أن تتركز حول هذا الهدف. 

2. حدد جمهورك المستهدف: وهو لا يقتصر على وسائل الإعلام فحسب -وإن كانت تسهم في الترويج لعملك، أو نشر قصة منشاتك-، بل هو يشمل كذلك: أصحاب المصلحة، والعملاء الحاليين، والعملاء المحتملين، والموردين، والبائعين، وأفراد المجتمع المحليّ، والقادة، والموظفين.. وغيرهم. أسس قاعدة بيانات تشمل معلومات الاتصال الكاملة بهم، وقد تحتاج للتواصل مع جمهورك لعدة مرات خلال حملتك، ناهيك عن التوعية المستمرة مستقبلًا. 

3. طوّر استراتيجية لخطة العلاقات العامة، واختر تكتيكات مناسبة لها: تختلف الاستراتيجيات عن التكتيكات، وتحتاج إليهما معًا، ولتيسير فكرة الاختلاف نطرح مثالًا: قد ترغب بالترويج لافتتاح مكتب جديد، وهنا ستكون استراتيجيتك في ترويج الخبر على مستوى واسع، وأما تكتيكاتك فستكون مثلًا: تنظيم حفل افتتاح، ودعوة وسائل الإعلام والمسؤولين الحكوميين، واستضافة عشاء للعملاء الحاليين، وإطلاق حملة بريد إلكتروني واسعة. 

4. صغ الرسائل الرئيسة لخطتك: من المهم أن تصوغ رسائل رئيسة لخطتك تتسم بكونها متسقة مع أهدافك، ومع ذلك لا يجب أن تتطابق وتتوافق مع تنوع جمهورك، فعلى سبيل المثال: قد تبلغ عملاءك الحاليين أن مكتبك الجديد سيتيح لك خدمة المزيد من العملاء، بكفاءة أكبر، وهذه الرسالة صالحة لنشرها مجتمعيًّا كذلك بصياغة أخرى كإخبار المجتمع أنك ستوظف طاقات وطنية ما سيؤدي إلى تحسين الاقتصاد المحليّ. 

5. حدد ميزانيتك: ضع ميزانية لخطة العلاقات العامة، وكن واقعيًّا بتخصيص بعض منها للأحداث غير المتوقعة والظروف المستجدة، ولا معنى لتكرار خطة ميزانية العام الماضي كما هي! استعرض ما نجح من حملات وخطط العلاقات العامة، وما استمر منها قيد التنفيذ، وقدّر تكاليفها؛ لتقرر كيف يمكن إدراجها في ميزانيتك الجديدة للعام الحاليّ. 

6. ضع جدولًا زمنيًّا لخطة العلاقات العامة: ضع قائمة مهام مفصلة على شكل جدول زمني؛ لتنفيذ تكتيكات العلاقات العامة بأقصى قدر من الكفاءة. استعرض وقسّم أنشطة العلاقات العامة التي خططت لها بشكل شهريّ؛ لتسهيل مراجعتها من الفريق التنفيذي، إضافةً لذلك: فرّغ أنشطتك في ملف جدول بيانات (إكسل) لتستطيع تدقيقها بسرعة ودقة، رتبها حسب (الشهر – الفئة – المنتج – السنة الإجمالية). وسيعتمد نجاح حملة العلاقات العامة على التزامك بالمواعيد النهائية التي وضعتها في الجدول الزمني. 

7. راجع، عدّل، كرّر: راجع خطة العلاقات العامة، وقائمة المهام، والجدول الزمني دومًا، مع التعديل بحسب المستجدات، العلاقات العامة مرنة، لكنها قد تصبح غير مستقرة، كم على استعداد لتعديل خطتك حسب الظروف، وخطط لحملاتك التسويقية المستقبلية، التقط صورًا ومقاطع للحملات والمنجزات، واستخدمها على موقعك الإلكتروني، وفي منتجاتك ومنشوراتك التسويقية، فالعلاقات العامة هي جهد متواصل يحتاج للقدرة للتحمل؛ للحفاظ عليها.