تتجاوز علاقة وكالة العلاقات العامة، والعميل سواء كان شركة أو مؤسسة تجارية، ما يعتقده البعض خطأ بأنها الترويج لعلامة تجارية، وبناء سمعة طيبة لها، ومشاركة المحتوى الخاص بها عند الجمهور المستهدف فقط، فهذه العلاقة قد تكون مفتاح نجاح العلامة التجارية وتصدرها المنافسة، أو بقائها في المراتب المتأخرة.
ولأن العلاقة الجيدة بين العميل ووكالة العلاقات العامة ضرورية لمصلحة كلا الطرفين، فإنها يجب أن تُبنى على أسس قوية، وعلى الفهم المشترك والاحترام المتبادل بينهما، مع استمرار التواصل لتبادل الأفكار، بهدف تعظيم الإيجابيات، وتلافي السلبيات إن وجدت، وذلك وفق اتفاقية شراكة تحكم تلك العلاقة، وهو ما يقود في النهاية إلى تجنب طريق الخسارة.
أدوار متساوية
العلاقة بين العميل ووكالة العلاقات العامة أمر حساس، لذلك من المهم أن تُدار بشكل دقيق، وأن يقوم كل منهما بدوره، حيث يلعب كل منهما دورا متساويا لتطوير علاقة ناجحة تتسم بالثقة والتعاون والاحترام المتبادل والصدق.
ولأن هدف الوكالة هو مساعدة العميل في تحقيق أهدافه، فمن الضروري أن يعمل العميل مع الوكالة لتسهيل ذلك، لضمان السير في طريق التميز وحصد الجوائز.
اتفاقية الشراكة.. عامل حاسم
هناك عامل مهم لا يهتم به البعض بما فيه الكفاية، لكنه حاسم لمستقبل العلاقة بين العميل ووكالة العلاقات العامة، يكمن في توقيع اتفاقية شراكة تنظم العلاقة بينهما، توضح مسؤوليات كل طرف، لتأسيس علاقة مستقرة، كما يجب توثيق التعاملات بينهما، فعلى سبيل المثال المناقشات الشفهية خلال الاجتماعات أو عبر الهاتف، يجب أن يتبعها تبادل لرسائل البريد الإلكتروني للتأكد من أنها مُسجلة.
فمثل هذه الاتفاقيات وتوثيق ما يحدث، جنبا إلى جنب مع الفريق الجيد، والتواصل الداخلي القوي، يمنع وقوع الأخطاء المكلفة، لذلك يتعين أن يكون فريق الوكالة على مستوى المهمة.
تفاهم وثقة
يتطلب بناء علاقة متميزة ومستقرة وطويلة بين العميل ووكالة العلاقات العامة، فهما دقيقا من الطرفين لكل نقاط اتفاقية الشراكة، فالتفاهم والثقة من العوامل الضرورية التي يجب توافرها لأي علاقة جيدة، وهنا يقع على عاتق مسؤول العلاقات العامة تكوين صورة متكاملة وواضحة عن العميل ومعرفة أهدافه وتوقعاته واحتياجاته من تلك العلاقة، والحصول على ثقة العميل بالوكالة، لأن هذه الثقة تضمن أداء الأعمال بشكل سلس.
صدق وشفافية
على الرغم من توقيع اتفاقية بين العميل والوكالة تحدد مسؤوليات كل طرف، فإن ذلك لا يمنع من وقوع خلافات بين الطرفين، مما قد يقود إلى منعطفات ليست مطلوبة، ولتجنب مثل هذه المنعطفات، فإن أفضل ما تقوم به الوكالة هو تعريف العميل بأعمالها، وإبقائه على اطلاع دائم بالتقارير، وأن تكون صادقة بشأن أي مشكلات تطرأ، وفي المقابل على العميل الرد على استفسارات الوكالة، وتقديم ملاحظاته على الأفكار والأعمال بصفة مستمرة.
كما يبرز في مثل هذه المواقف دور القيادة الجيدة من كلا الجانبين، حيث تعمل على تسوية هذه الاختلافات، وضمان عدم تكرارها.
الخبرة والتقدير
مما يساعد على استقرار العلاقة بين العميل ووكالة العلاقات العامة، خبرة الوكالة الطويلة في السوق، وهي خبرة بنتها من العمل الشاق على مدى سنوات، واستطاعت خلالها إنشاء الثقة مع وسائل الإعلام، وبناء علاقات مثمرة مع الجهات الإعلامية والصحفيين والمؤثرين، وهي علاقات تسخرها الوكالة لخدمة العملاء، وبناء سمعة طيبة للعلامات التجارية، وتثقيف الجماهير بها.
هذه الخبرة الطويلة للوكالة تجعلها تضع الخطة الإعلامية المناسبة لكل عميل بشكل منفصل، وتطوير المحتوى الخاص به وفق احتياجاته وأهدافه، لذلك على العملاء التحلي بالصبر في أوقات الأزمات، واحترام وتقدير الوكالات ودورها، إلى جانب الدفع لهم في الوقت المحدد حسب الاتفاقية.
ختاما: إن بناء علاقة مستقرة ومستمرة بين العميل ووكالة العلاقات العامة ضرورة للطرفين، ويمكن تحقيق تلك العلاقة، من خلال الفهم المشترك والاحترام المتبادل بين الطرفين، والتواصل المستمر، وتنظيم العلاقة وفق اتفاقية شراكة، وقيام كل طرف بدوره، وثقته في الطرف الأخر، مع شفافية التعاملات.
TAGS