كيف تفعّل التواصل الداخلي في شركتك/ وكالتك؟

إذا وظفت أشخاصًا في شركتك، فعليك أن تتقن مهارة التواصل الداخلي معهم بانتظام ووضوح، يعني التواصل الداخلي استخدام المعلومات، والتفاعل مع الموظفين؛ لإعلامهم وتحفيزهم، ومد جسور الاتصال معهم، وكما يصرّح معظم قادة الأعمال الناجحين: (موظفونا هم أغلى ما لدينا – أنتم أساس نجاحنا.. إلخ). فكيف تصل لهذا المستوى الممتاز من التواصل الداخلي المنتهي بالولاء؟ 

يجب أن تكون أولويتك القصوى ابتداءً هي بناء الثقة مع موظفيك؛ لنيل التزامهم، وتوجيه جهودهم الكاملة لمؤسستك، ولا يتحقق ذلك إلا باتصالات داخلية شفافة، ومتسقة، وإنسانية. 

والسؤال هنا: كيف تفعّل التواصل الداخلي تفعيلًا ناجحًا مع موظفيك؟

نقترح عليك هذه الخطوات السبع: 

1- حدد مهامك، ورؤيتك: خصص الوقت الكافي لتحديد قيم الشركة، ورؤيتها؛ لتشاركها بصفتها جزءًا من التأهيل للموظفين الجدد، وتذكيرًا منتظمًا للموظفين الحاليين، فعندما يتوحد فهم الموظفين وتتضح لديهم الأهداف التي تطمح إليها الشركة؛ فسيكونون قادرين على التعاون مع بعضهم تعاونًا مثمرًا؛ لتحقيق الأهداف. 

2- أتِح المعلومات للموظفين: لكل مؤسسة مصادرها المعلوماتية، وشبكة بياناتها الداخلية والتي يحتاج موظفوها إلى فهمها، وقد يستغرق فهم تفاصيل كيفية عمل الشركة وطريقتها لتحقيق الأهداف وقتًا، كفهم بروتوكولات أو طرق التعامل مع العملاء، وغيرها من الأنشطة. ساعد موظفيك على استيعاب معلومات الشركة بشكل أسرع بجعلها جزءًا من التأهيل التمهيدي للموظفين الجدد، وكذلك ضعها على شكل مستندات داخلية مرجعية؛ للعودة إليها متى ما احتاج الموظفون. 

3- كوّن منظومة ومنصة للاتصالات الداخلية: إذا كنت ترغب بطريقة فعالة تضمن العمل الجماعيّ في مكان عملك ففكر في نظام أو منصة تضبط التواصل الداخلي، وإدارة المشاريع. تتيح المنصات إنشاء مساحات اجتماعية يلتقي بها الموظفين، ويتبادلون أطراف الحديث أو يتراسلون، ويمكنك بها تتبع سير المشاريع، وتحديثات العمل، ومشاركة المعلومات الحيوية، بتفعيل التواصل الداخلي بشكل نظام محدد ستنتشر ثقافة إيجابية قائمة على التمكين والاعتراف بالجهود عبر مجموعة من القنوات التبادلية ذات الطرفين، وكذلك توفّر بيئة اجتماعية تخلق الانتماء لمؤسستك.

4- عزّز التواصل ثنائي الاتجاه: يحتاج موظفوك إلى طرح أسئلتهم، وكذلك لتعزيز ثقافة الحوار، والتفاهم. ولضمان كون اتصالاتك الداخلية خادمةً للشركة: عليك الحرص -بصفتك مديرًا- على إجراء حوار مباشر ثنائي الاتجاه منتظم مع موظفيك، وتلك نقطة مهمة وخاصةً إذا كان هناك تباعد اجتماعي لظرفٍ ما، أو إجراءات للعمل عن بعد؛ ما قد يُشعر الموظفين بالانفصال عن الشركة، والإحباط، والعزلة. 

5- اسمح لموظفيك بالمشاركة في الحوارات: أطلِع موظفيك على التغييرات التي تحصل للشركة، وما حققته من تقدم، وما خططها المستقبلية؛ هذه الشفافية والاستمرارية في الإعلام ستبقيهم مستثمرين فيها، ويمكنك القيام بذلك بإرسال رسالة إخبارية شهرية، أو تخصيص وقت في اجتماعات الشركة، دعهم يشاركون آراءهم في الاجتماعات عن المستجدات، وشجّع أسئلتهم، وتعليقاتهم، ورحّب بأفكارهم، فمن المرجح أن يتواصل الموظفون بشكل أفضل عندما يدركون وضع الشركة، وإلى أين تتجه. 

6- شجّع الابتكار: يعد الابتكار أمرًا حيويًّا لنجاح مؤسستك، وعندما يكون موظفوك سباقين في اقتراح مبادرات وحملات جديدة؛ فسينعكس ذلك إيجابًا على نتائج عملك، وتتحسن كفاءة العمل، إضافةً إلى زيادة الجودة، وتوسّع قاعدة عملائك. وباتباعك استراتيجية اتصالات داخلية جيدة؛ ستتوفر لك قنوات تواصل تسمح لموظفيك بالإسهام بأفكارهم، وحالما يقودون التغيير، ويصبحوا قادةً؛ ستستفيد من توسيع مجال المشاركة. 

7- جنّد موظفيك بصفتهم مدافعين عن علامتك التجارية: يعد الموظفون سفراء أقوياء للعلامة التجارية، وقد يرى عملاؤك أن صوت موظفيك أعلى وأهم من صوت الرؤساء التنفيذيين، تسخّر الاتصالات الداخلية هذا الصوت لصالحك، وسيؤثر نهجم بشكل مباشر على الطريقة التي يتواصل بها موظفوك مع العملاء، فعادةً ما يتبنى الموظفون النغمة ذاتها التي حددتها للترويج لنشاطات شركتك؛ لإيمانهم بمنتجاتك أو خدماتك، وهو ما سينعكس على ما سيقولونه عنها للجمهور المستهدف، وستحتاج إلى هذا الدعم في أوقات الازمات الإعلامية السلبية، فمجموعات الدفاع عن المؤسسة هي ذخيرتها من الموظفين الأوفياء الذين يحدثون فرقًا كبيرًا في تحسين الصورة الذهنية للشركة.