“من المفيد دائمًا معرفة كيفية ترتيب أولويات عملك بشكل استراتيجي..
إن 80٪ من الناس الذين يعانون من صعوبات في إنجاز عملهم كان سببها عدم قدرتهم على إدارة العمل” – فريق W7Worldwide
إدارة العمل بكفاءة عنصر أساسي لتحقيق النجاح؛ فعندما يعرف جميع الموظفون في مكان عملك مهامهم بالضبط وكيف سيقومون بها ومتى سينتهون منها، ستنجز كل المهام والعمليات بسلاسة أكثر. لهذا فإن تنظيم العمل بشكل جيد ووضع الأولويات يلعب دوراً حاسمًا في إدارة الوقت بشكل جيد، ويسهم في رفع كفاءة الإنتاجية.
لنأخذ الوكالات الاستشارية مثالاً. يمكن لكل وكالة أن تنهي قرابة 120 ساعة في خدمة العملاء شهرياً، وهذا يشمل الوقت المحدد، والوقت المرن لكل عميل. بالتالي، فإن كل موظف في الوكالة له تأثير مباشر على الوصول لهذا الرقم بكفاءة. الرئيس التنفيذي مثلاً ستكون لديه قدرة أقل على خدمة العملاء إذا كان مسؤولاً أيضاً عن الأنشطة التشغيلية اليومية مثل: التمويل، والموارد البشرية، وتطوير الأعمال، وإدارة الوكالة بشكل عام؛ وبالتالي فهو يعتمد بشكل كبير على الفريق الذي يعمل معه. وإذا كنت في مجال يعتمد على تقديم الخدمات، فيجب أن تدرك أن قدرة شركتك على النمو يرتبط بشكل رئيس بكفاءة قسم الموارد البشرية لديك. فإذا كنت تنمو بسرعة كبيرة لكنك لا تمتلك الفريق المناسب لإدارة العمل؛ فستكون دائماً معرضاً لخطر العجز عن تلبية توقعات العملاء. ولتجنب حدوث ذلك، سنقدم لك في هذه التدوينة 7 طرق يمكنك استخدامها لتنظيم أولويات عملك وإدارته بكفاءة.
- جهز قائمة بالمهام يوميًّا
لعل من أسوأ الأخطاء التي يقع فيها الناس بشكل عام هي أنهم يكتفون بوضع القائمة ذهنياً فقط دون كتابتها. خطأ آخر هي أنهم يكتبونها في مليون ورقة متناثرة حول المكتب. بينما الطريقة المثلى هي كتابة قائمة واحدة موجزة، في بداية كل يوم، تحوي كل المهام التي لا بد من إنجازها. بمجرد الانتهاء من وضع القائمة، يمكنك حينها بسهولة إعادة ترتيبها بحسب أولوياتك، أيضًا راجع حجم العمل الذي ينتظرك بانتظام فدائماً ما تكون هناك مهمة أو اثنتان ينتهي بهما الأمر في أسفل القائمة بشكل متكرر. فإذا واجدت نفسك تتجنب مهمة ما، ففكر في بدائل سريعة لإنهائها: هل أستطيع إسنادها لشخص آخر؟ هل أحتاج لتخصيص وقت إضافي لإنهاء هذه المهمة بالذات؟
- لا تنسَ نظرية 80:20 في تنظيم العمل
تقول نظرية عالم الاقتصاد الايطالي باريتو إن 20% فقط من الأفعال أو المهام التي نقوم بها تؤدي إلى 80% من النتائج التي نحصل عليها، بينما 80% من الجهد الذي نبذله في أي مهمة يساهم في 20% فقط من النتائج التي ستتحقق. بمعنى آخر، 80% من النجاحات أو الأهداف يمكن تحقيقها بالتركيز على 20% من الأسباب. ركز جهدك على أهم 20% من المهام التي تؤديها، تلك ال20% التي ستحقق لك 80% من النتائج، فقد يكون ذلك هو مفتاحك لزيادة أدائك وإنتاجيتك.
- احرص على واقعية المواعيد النهائية التي تضعها لمهامك
تمّعن في قائمة المهام أمامك وقم بتقدير الوقت الذي تحتاجه كل مهمة من هذه المهام. واليك أهم نصيحة لتعينك في وضع المواعيد النهائية: لا تبالغ في التفاؤل. كن واقعيًا بشأن ما يمكنك تحقيقه في يوم عمل واحد أو في أسبوع؛ سيساعدك ذلك على تجنب الشعور بالإجهاد والتوتر منذ البداية. كذلك خصص وقتاً للمهام العاجلة فحين تشرع في تنظيم وقتك ومواعيدك النهائية للمهام، تأكد من أن تترك بعض المساحة؛ لأن الأمور اليومية والمهام العاجلة ستقاطعك دائمًا. وستشعر بالعجز وعدم الإنتاجية إذا لم تحقق أهدافك المحددة لهذا اليوم؛ لأنك كنت مشغولاً للغاية في التعامل مع أمر طارئ لم يكن على قائمتك في البداية. في نفس الوقت، تأكد من أنك لا تشغل وقتك بشكل مفرط في تفاصيل صغيرة تعطّلك عن تسليم مهامك في مواعيدها النهائية.
- ضع هيكلية مناسبة لمهامك
لا تقع أبدًا في خطأ البدء بمهمة، وإنهاء أكثر من نصفها، ثم البدء في مهمة أخرى في نفس الوقت. تعامل مع المهام بشكل تتابعي، واحدة تلو الأخرى وأنهِ ما في يدك أولاً قبل البدء في عمل آخر. إذا قمت بالبدء بخمس مهام في نفس الوقت ولم تنهِ أيًا منها؛ فستجد نفسك في آخر اليوم عاجزًا عن تحديث مهامك، وإزالة أي مهمة من قائمتك؛ لأنك لم تنهِ شيئاً، وستشعر بعدم إنتاجيتك وكفاءتك مما قد يضعك في ضغط كبير. يُضاف إلى ذلك: قلل من أداء أكثر من مهمة في نفس الوقت؛ فالبدء بمهام متعددة في وقت واحد يعني أن أيًّا منها لن يحظى باهتمامك الكامل. إن مهارة تعدد المهام تعني أداء أكثر من مهمة واحدة خلال اليوم، ولا تعني بالضرورة أداءها كلها في نفس الوقت. سيسمح لك ذلك بإعطاء أفضل ما لديك لكل مهمة وإنهاءها بجودة وكفاءة أفضل.
- لا تترك صندوق الوارد في بريدك الإلكتروني يحدد سير عملك اليومي
إذا تلقيت 50 رسالة بريد إلكتروني يومياً؛ فهذا يعني أنه تمت مقاطعتك 50 مرة في اليوم. لا تتفحص بريدك الوارد في كل مرة تتلقى فيها رسالة حتى لو اضطررت إلى إيقاف التنبيهات الفورية. الحل الأمثل هو أن تخصص وقتًا للرد على جميع الرسائل في بريدك الإلكتروني بين وقت وآخر وبالتالي تتعامل مع الرسائل على دفعات وليس في كل مرة يصلك بريد إلكتروني.
- تحدّ نفسك
تعطي إزالة المهام المنتهية من قائمتك شعوراً غامراً بالرضا عن النفس، ولكن هل ستختبر الشعور نفسه عندما تركز فقط على المهام السريعة والسهلة وبالتالي يسهل إزالتها آخر اليوم؟ إن التعامل مع المهام الأصعب قد يعني قضاء المزيد من الوقت فيها، ولكن شعور الانتهاء منها لا يوصف.
- احتفظ بسجل لتوثيق حجم عملك
إذا لم تكن متأكدًا من المدة التي قد تستغرقها في إكمال مهمة ما، أو عدد المرات التي انخفض فيها تركيزك، يمكنك الاحتفاظ بسجل بكل مهامك خلال الأسبوع. سوف يساعدك توثيق المهام وأوقات الانتهاء منها على فهم عاداتك، ومهاراتك، والتخطيط لمهامك بطريقة أكثر إنتاجية.
TAGS