هل تخطط لحدث افتراضي؟ إليك ما يجب عليك فعله!

أظهرت جائحة COVID-19 أن اقامة الفعاليات الافتراضية هي الحل المثالي وخاصة مع تزايد النشاط الافتراضي عبر شبكة الإنترنت. فمع استمرار الجائحة تعطلت معظم الفعاليات التجارية والمعارض والندوات الواقعيّة، وهنا يأتي دور الفعاليات الافتراضية مثل: إقامة المنتديات والمؤتمرات افتراضيًّا، وتنظيم حملات إطلاق المنتجات على الإنترنت وغيرها؛ لتسهم في تعزيز سمعة العلامات التجارية بشكل لا مثيل له.

ومع تحول معظم نشاطات الأعمال التجارية إلى الشبكة الافتراضية هذا العام، شهدنا هذا العام تميز كثيرين منها وإبداعها على مستوى الفعاليات الافتراضية، حيث قدم كثير من المقيمين للمؤتمرات الافتراضيّة لضيوفهم من الحاضرين جلسات نقاشية تفاعلية مع المتحدثين والخبراء من جميع أنحاء العالم، بالإضافة إلى المحتوى التعليمي والترفيهي.

ورغم ما يظهر من مميزات ذلك التحوّل، إلا الفعاليات الافتراضية تستهلك كثيرًا من الوقت للتخطيط والتنفيذ، فضلاً عن حاجتها لمستوى عالٍ من الخبرة الفنية. وكذا فإنها تفتقد لعنصر مهم مقارنةً بالفعاليات التي تتم على أرض الواقع، ففرص شعور الحاضرين “بالحصار” خلف الشاشة أو الملل والخروج من الفعالية بلمح البصر أعلى في الفعاليات الافتراضية، ويمكن التغلب على ذلك ببذل جهد مناسب يتبع الخطوات الصحيحة، وباتباعه تصبح الفعاليات الافتراضية جذابة وفعالة، وتسهم في تعزيز سمعة العلامة التجارية، وزيادة المبيعات.

في استطلاعنا الأخير على الموقع الشهير Twitter طرحنا سؤالاً موجهاً لمسؤولي وخبراء العلاقات العامة في المملكة: ما الخطوات التي اتخذتها لحدث افتراضي (مؤتمر أو ما شابه) ناجح؟

من بين 599 مشاركًا ، قال 33.3٪ من المشاركين باللغة الإنجليزية و 19.3٪ باللغة العربية إنهم سيركزون على “التخطيط للفعالية” ، بينما قال 17.8٪ من المصوتين باللغة الإنجليزية و 14.1٪ من المصوتين باللغة العربية إنهم سيعطون الأولوية لتوفير “منصة تفاعلية فعالة”. ومن ناحية أخرى، أكد 15.6٪ من المستطلعين باللغة الإنجليزية و 14.3٪ من المشاركين باستطلاع اللغة العربية على ضرورة تعزيز “العلاقات الإعلامية”، بينما اختار 33.3٪ من المشاركين باللغة الإنجليزية و 51.3٪ من المشاركين باللغة العربية أن يدمجوا كل الحلول السابقة.

التخطيط للفعالية

غالبًا ما تتطّلب الفعالية الافتراضية الناجحة استعدادات أكثر مقارنة بالفعالية التي تتم على أرض الواقع، وتعد هذه الاستعدادات أهم جزء في تخطيطك للفعالية؛ لأنها يمكن أن تكون سر نجاحك أو سبب فشلك.

عند إنشاء جدول الفعالية، احرص على تحقيق الأهداف التالية: زيادة تفاعل الجمهور، وزيادة العملاء المحتملين؛ مما سيزيد من المبيعات، وبناء سمعة العلامة التجارية، وزيادة التفاعل مع القطاع كله، والأهم تعزيز موقعك بصفتك رائدًا فكريًّا في مجالك. كل هذه الأهداف الرئيسة يجب أن تكون في ذهنك حين تتخذ القرارات المتعلقة بالتسويق، والعلاقات الإعلامية، ووضع الميزانية، وتحديد المحتوى والتقنيات التي تستخدمها وأنواع عروض الرعاية التي تود أن تجلبها، وغيرها من القرارات المهمة.

توفير منصة تفاعلية

هناك عامل آخر مهم جدًّا في تحديد نجاح الفعالية الافتراضية ألا وهو اختيار المنصة الرقمية المناسبة. تتيح لك المنصات المتقدمة تقنيًا استضافة تجمعات تفاعلية تشعر الحضور كما لو كانت الفعالية تقام على أرض الواقع، وتحوي المنصة الفعالة ميزات مختلفة مثل: المدخل، والردهات الافتراضية، وقاعات العارضين، وغرف الاجتماعات، بالإضافة إلى خيارات للمجموعات الصغيرة، والجلسات المنفصلة، والشبكات والاستطلاعات، وتنظيم المسابقات وغيرها ما يجعلها تشبه كثيرًا النشاطات الموجودة في الفعاليات التي تتم على أرض الواقع. كما تمكّن المنصات الافتراضية الذكية الحضور من الوصول إلى محتوى أكثر تخصيصًا، وتتيح للمنظمين جمع بيانات ثرية عن سلوك الحضور.

العلاقات الإعلامية

من الأهداف الأساسية للفعاليات التي تنظمها الشركات: اكتساب ظهور إعلامي إيجابي، وبناء علاقات مع الصحفيين. وعلى الرغم من أن التحديات الحالية المتعلقة بـجائحة COVID-19 لا تشجع على إجراء اللقاءات والحوارات الصحفية وجهًا لوجه، يمكن للفعالية الافتراضية تسهيل تحقيق هذين الهدفين، وتمكين التفاعل مع الإعلاميين بأكثر الطرق إبداعًا. على سبيل المثال: يستطيع المنظّمون جدولة جلسات إحاطة صحفية حصرية للصحفيين عبر مؤتمرات الفيديو، أو الهاتف، أو استضافة مؤتمر صحفي افتراضي وتفاعلي مباشر، قبل أو بعد الفعالية. ويكمن سر النجاح هنا في إعطاء وسائل الإعلام ما تريده: محتوى ممتع وغني بالمعلومات. وبإمكان المتحدثين الرئيسين في الفعالية والخبراء والقادة تقديم الكثير للصحفيين للكتابة عنه ومناقشته.

أخيرًا.. إن صعود اتجاه الفعاليات الافتراضية -وإن كان اتجاهًا فرضته متغيرات جائحة كورونا- إلا أنه اتجاه لن يختفي بسهولة بل سيبقى، حيث بات يمثل الحل المناسب الوحيد لاستمرار تفاعل العلامات التجارية مع قطاعها ومستثمريها وجمهورها. ومع ذلك، ودون إعادة تشكيل التجربة الرقمية بأكملها لتصبح أكثر تفاعلية وإقناعاً للجمهور، هناك احتمال أن يفشل منظّموها في الاحتفاظ باهتمام الجماهير المستهدفة، وأن تتحول إلى تجارب سلبية يتحرر منها الحاضرون بضغطة زر واحدة من أصابعهم.

لمزيد من النصائح حول تنظيم فعاليات الافتراضية ناجحة في عهد “كورونا”، اطلع على تقرير W7Worldwide هنا.